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内部統制システムに関する基本的な考え方及びその整備状況

当行では、適正かつ効率的な対応が図れるよう、業務の適正を確保するための体制(内部統制システム)を取締役会において決議し、以下の8項目の体制を整備しております。

1.取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  1. ① 「行動規範」を明文化するとともに、「コンプライアンス規定」を制定し、役職員の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制を整備する。また、当行の企業倫理を実践するため、全役職員が日常生活・業務行動におけるコンプライアンスの手引書を指針として活用し、コンプライアンス体制の実効性の向上に努める。
  2. ② 代表取締役を委員長とする「コンプライアンス委員会」、並びに代表取締役を担当役員とするコンプライアンス統括部署を設置し、コンプライアンス体制を整備する。
  3. ③ コンプライアンスを実現させるための具体的な実践計画である「コンプライアンス・プログラム」を年度毎に取締役会の承認を得て、その実施状況について、取締役会に定期的に報告を行う。
  4. ④ 役職員の法令等に違反する行為を早期に発見・是正することを目的として、内部通報制度である「コンプライアンス・ホットライン規定」を制定し、適切な運用を図る。
  5. ⑤ 市民社会及び企業活動の安全や秩序に脅威を与える、反社会的勢力及び団体に対しては、毅然とした態度で対応し、関係を遮断する。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

  1. ① 取締役の職務の執行に係る情報については、行内規定に則り、適切な保存及び管理を行う。
  2. ② 取締役会議事録及び稟議書等の重要な文書等を適切かつ確実に保存・管理し、必要に応じて閲覧可能な状態を維持する。

3.損失の危険の管理に関する規定その他の体制

  1. ① 「リスク管理基本規定」をはじめとする各種リスク管理規定を整備し、リスク管理の方針や管理方法を定める。
  2. ② 各種リスク毎の管理担当部署及び当行全体のリスク管理統括部署を明確にする等、リスク管理体制を整備する。
  3. ③ 内部監査部門は、リスク管理態勢の適切性について、独立した立場から監査を行う。
  4. ④ 大規模災害等のリスク発生時の対応等を、「緊急時対策規定」及び各種マニュアルに定め、必要に応じて訓練を実施する。
  5. ⑤ 取締役会は、定期的にリスク管理に関する報告を受け、必要な決定を行う。

4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  1. ① 取締役会は経営計画のほか、事業年度毎に業務方針を定め、企業として達成すべき目標を明確に定め、業務運営及び業績管理を行う。
  2. ② 迅速な意思決定と、慎重な審議を行うため、代表取締役及び常務取締役等で構成する「経営会議」を設置する。
  3. ③ 執行役員制度を設け、経営の意思決定・監督機能と業務執行機能を分離し、業務執行の迅速化・効率化を図る。
  4. ④ 各部門の担当職務及びその権限を明確にするため、「業務分掌規定」等を制定し、取締役の職務執行の効率性確保に努める。

5.当行並びにその子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

  1. ① 当行及びその子会社からなる企業集団(以下「京葉銀行グループ」という)における業務の適正を確保するため、「関連会社管理規定」を制定するとともに、子会社各社(以下「グループ各社」という)に対し、必要に応じて、取締役及び監査役を派遣する。
  2. ② グループ各社から当行へ適時・適切に協議・報告を行う体制を整備し、一体的な経営管理を行う。
  3. ③ 当行からグループ各社へ必要な指導・助言を行う体制を整備し、京葉銀行グループが効率的な業務運営を確保できる体制を構築する。
  4. ④ グループ各社のコンプライアンス及びリスク管理等の体制構築につき指導・監督を行うとともに、当行の内部監査部門がグループ各社への内部監査を実施し、京葉銀行グループ全体として、業務の適正が確保されるよう努める。
  5. ⑤ 「財務報告に係る内部統制規定」を制定し、京葉銀行グループにおける財務報告に係る内部統制について必要な体制を整備・運用する。

6.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項、ならびに当該使用人の取締役からの独立性に関する事項

  1. ① 監査役の職務を補助すべき使用人として、監査役室に監査役補助者を配置するとともに、監査役補助者に対する監査役の指示の実効性を確保する。
  2. ② 監査役の職務を補助すべき使用人の任命及び人事異動等雇用条件に関する事項については、監査役会の意見を聴取し、これを尊重する。

7.取締役及び使用人が監査役に報告するための体制その他の監査役への報告に関する体制

  1. ① 取締役及び使用人は当行またはグループ各社において著しい損害を及ぼすおそれのある事項を発見したときは、直ちに監査役に報告する。
  2. ② グループ各社の取締役、監査役及び使用人、または、これらの者から報告を受けた者は、当行またはグループ各社において著しい損害を及ぼすおそれのある事項について、直ちに監査役に報告する。
  3. ③ 監査役は必要に応じて、取締役及び使用人、並びにグループ各社の取締役、監査役及び使用人に対して報告を求めることができる。
  4. ④ 監査役に報告をした者に対し、当該報告をしたことを理由として不利益な取扱いを行わない。

8.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  1. ① 監査役は、代表取締役及び内部監査部門、会計監査人等と定期的な会合をもち、意見交換を行う。
  2. ② 監査役は、取締役会その他の重要な会議に出席し、必要に応じて意見を述べることができる。
  3. ③ 監査役が職務の執行について生ずる費用についてあらかじめ予算を設けるとともに、監査役よりその職務の遂行上必要な費用の請求を受けたときは、速やかにこれを支払う。
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